İnsan Kaynakları yönetimleri her kurum için önemlidir. Eğitim İşe Alım, Performans Sistemi vb. yönetim süreçleri İnsan Kaynakları genel sisteminin alt birleşenleridir. Tıpkı bir saat gibi. Saatte bulunan parçaların uyum içerisinde çalışması ne kadar önemliyse İK yönetim sistemlerinin birbiriyle uyum içinde çalışması da bir o kadar önemlidir. Çünkü birbiriyle uyum içerisinde çalışmayan sistemler zaman maliyeti, başarısız projeler, iletişim kazaları gibi istenmeyen geri dönüşleri olmaktadır. Uyum içerisinde çalışan sistemler ise zaman kazandırır, sisteme yeni bir güncelleme eklemek kolaylaşır, insan hatasını minimize eder ve en önemlisi istikrar sağlar. Unutmayın; mermeri delen suyun şiddeti değil, sürekliliğidir.
Sistemlerin aynı nüansta çalışabilmeleri için temellerinin aynı olması veya birbirlerinin tamalayıcısı olması gerekmektedir. Bu süreçleri yönetiminde kimi kurumlarda gördüğüm sorun, süreçlerde temellerin/felsefenin aynı veya birbirinin tamamlayıcısı olmamasıdır. Süreçlerin temelleri aynı olmayınca “senkronizasyon” problemleri yaşanmaktadır.
Konuyu şöyle özetleyeyim isterseniz;
- Yetkinlik bazlı mülakat tekniği ile işe aldığınız bir çalışanı,
- Yetkinliklere dayalı olmayan eğitim yönetimiyle eğitir,
- Performans görüşmesini klasik soru ve değerlendirme üzerine kurgularsanız
İK sisteminiz tam ve düzgün işlemeyebilir. Dahası saatlerce mesai harcadığınız sistemler başarılı olamadığı için “İK yetersiz kalıyor!“ eleştirileriyle karşı karşıya kalırsınız. Esas amaç sistemlerin birbiriyle uyum içinde çalışmasını sağlamaktır. Yukarıda cümle içerisinde belirttiğim gibi burada iki seçeneğiniz bulunmaktadır.
1- Sistemlerin felsefeleri/konseptleri aynı olması
2- Birbirini tamamlayıcı olmaları gerekir.
karar alırken tercihinizi belirleyecek etken kurumunuzun iklimi ve stratejileridir. Karar aldıktan sonra belirledikten sonra sistemlerinizi kurmaya odaklanabilirsiniz.
Konuyu bir örnekle ele alalım isterseniz. Tüm İK sistemlerimizde yetkinlikleri kullanabilir miyiz? İlhamımızı yetkinlik bazlı mülakat tekniğinden alarak yetkinlik konseptinde İK sistemlerini kurabilir miyiz? Yetkinlik bazlı mülakat tekniği güzel bir tekniktir. Öncelikle yetkinliğin ne olduğu belirtelim.
Yetkinlik; duygu, düşünce ve bilginin davranışa dönüşmüş halidir. Bir insanın herhangi bir konu üzerinde tam anlamıyla yetkin sayılması için o konuyu bilmesi (teorik bilgi) , içselleştirmesi (anlamak veya algılamak) ve deneyim (yaşanmışlık) sahibi olması gerekmektedir. Örneğin; zaman yönetimi konusunda yetkin olabilmek için;
- Zaman yönetimi kavramının ne olduğunu bilmemiz,
- Zaman yönetimi kurallarını dışarıdan uyarılmadan otomatik yapabilmemiz,
- Zaman yönetimini uygulamamız gerekmektedir.
Yetkinlikler bir insanın neler yapabildiğinin kelimelere ve sayılara dönüşmüş halidir. Mülakat ise adayın firmayı firmanın da adayı tanıdığı eşit görüşmelerdir.Yetkinlik bazlı mülakat tekniğinde, kurumdaki pozisyonlarla ilgili yetkinlikler belirlenir. Seçme ve yerleştirme bu yetkinler üzerinden gerçekleşir. Bu yöntemin uygulanmasındaki amaç;
- Zamanı tasarruflu kullanmak
- Adayları objektif kriterlere göre değerlendirmek
- Adayların doğruyu söyleyip söylemediğini anlamak
- İletişimsizliği minimize etmektir.
Belirlenen yetkinliklere göre ilan çıkılır başvurular değerlendirilir. Adaylar mülakata davet edilir. Yetkinlik bazlı mülakat tekniğinde soru sorma teknikleri olarak en çok STAR tekniği uygulanır. Adayların verdikleri yanıtlara göre değerlendirme yapılır. (Yetkinlik bazlı mülakat tekniğini uygulamaktan büyük keyif alırım.)
Peki yetkinlik bazlı İK sistemlerini kuruma nasıl entegre edebiliriz? Her şey tasarımda başlamaktadır. Kısaca maddeleyecek olursam;
- İlk olarak kurumda iş analizleri ve görev tanımlarının yapılmış olması gerekmektedir,
- Tüm pozisyon seviyeleri için yetkinlikler belirlenir,
- Belirlenen bu yetkinlikler skalalara dönüştürülür,
- Hangi pozisyonun hangi yetkinlikte ve yetkinlikteki skalasındaki seviyesi belirlenir,
- İşe Alım bu skalalara göre uygulanır,
- Pozisyonun gerektirdiği yetkinliklerin içerisinde alınan bir performans sistemi kurulur,
- Eğitim yönetimi yetkinlik bazlı uygulanır,
- Kontrol edilir ve iyileştirme çalışmaları başlar.
Konuyu birkaç önekle açıklamak istiyorum. Örneğin, kurumumuz için görev tanımlarını hazırladık. Yetkinlikleri belirledik. İşin zor ve uğraştırıcı kısmı burada başlıyor. Her yetkinlik için tüm kurumda kullanılacak ortak skala oluşturmamız gerekmektedir. 3’lü skala az 10’lu skala çok fazla olacağından. 5’li ve 7’li skalaları tavsiye ederim. Kural olarak skalalarda ki her seviye bir öncekini de kapsamaktadır. Bu açıdan ilerleyen dönemde sorun yaşamamak için skalalar Kolay Seviyeden ‘dan Çok zor seviyeye hazırlanmalıdır.
Konuyla ilgili somut bir örnek verelim isterseniz. Örneğin; satış-pazarlama sektöründe faaliyet gösteren bir kurumumuz bulunuyor. Kurumuzun “Satış Uzmanı” seviyesinde bir pozisyonu ele alalım. Satış Uzman pozisyonunda olması gereken temel yetkinlik “iletişim”dir. Satış uzmanı çok iyi bir iletişimci olmalıdır ki; satış yapabilsin ve sürdürülebilir müşteriler kazanabilsin. İletişim yetkinliğini ele alalım. İletişim bir yetkinliktir. Doğru, ama çok soyut bir kavramdır. İnsanlara göre değişir. Şimdi bu yetkinliği somutlaştırmamız gerekir. Yetkinliği 5’li skalada değerlendirecek olursak; Kolaydan zor’a aşağıda bulunan örnekteki gibi olacaktır.
İletişim Yetkinliği;
Seviye 1: Toplum norm ve iletişim kurallara göre hareket eder
Seviye 2: Tanımadığı insanlarla kolay bir şekilde iletişim kurar
Seviye 3: Sözlü ve yazılı olarak kendisini iyi ifade edebilir
Seviye 4: İmaj yönetimini iyi sağlar
Seviye 5: İlişki yönetimini kazan-kazan anlayışı ile sürdürür
şeklinde olabilir. Burada seviyeler aslında matematiksel değerdir. Diğer bir tanımla; sistem, adayın/çalışanın davranışlarını objektife yakın bir teknikle rakamlaştırabiliyor. Ölçemediğiniz işi yönetemezsiniz sözüne atıf yaparak şu sonuca varabiliriz. Adayın/çalışanın davranışlarını bu sistemle ölçebiliriz. Ölçebildiğimiz konular için de rahatlıkla İşe alım yapabilir, eğitim planlayabilir, performansını ölçebilir, hatta iş davalarında elimizi güçlendirebiliriz.
Örneğimizde hayali Satış Uzmanının çok iyi bir iletişimci olması gerektiğini belirtmiştik. Yetkinlik skalasında 5. Seviye olması gerekiyor. Mülakatta soracağımız sorular seviyelerdeki konuları kapsamalıdır. Örneğimizi ilerletecek olursak bir çalışan belirtilen yetkinlikte 4. Seviyede olduğunu varsayalım. İstenilen ile var olan arasındaki fark bireysel eğitim ihtiyacı veya bireysel performans değeri olacaktır.
İK departman hedeflerinizi net olarak ortaya koyabilir, Sistemin güzel tarafı da budur. Bir kere tasarlandıktan sonra diğer İK süreçleriyle entegre olarak çalışabilirsiniz. Bu sayede
- İK’nın birimleri arasında koordinasyonu ve yardımlaşmayı sağlayabilir,
- Ortak bir dil üzerinden konuşabilir
- İK çalışanlarına ileride rahatlıkla iş zenginleştirmesi yapabilirsiniz.
Bunun dışında bir çok sistem kullanabilirsiniz. Önemli olan sistemlerin birbirine entegrasyonunun tam olarak sağlanmasıdır. Yetkinlik bazlı sistem bize bu imkanı vermektedir. Yetkinlik bazlı sistem sadece bir örnek. Her şirket için uygulanabilir mi? Bence hayır. Çünkü kurumların sektörü, işleyiş yapısı, dinamikleri, yönetim şekli birbirinden farklıdır. Yetkinlik bazlı sistemler bir kurumda başarılı olurken başka bir kurumda tam tersi bir etki yaratabilir. Yukarıda anlattığım sistemde kontrol, çalışandan daha çok hazırlanan prosedürlere, skalalara ve tekniklerdedir.
Emre İnanç Karakaş
İnsan Kaynakları Profesyoneli
Not: Performans yönetimi için karmaşık hedefler gerekmektedir. Sadece yetkinliklere dayalı performans sistemi uygulanırsa üretilen mal/hizmet kalitesi düşebilir. Bu yüzden performansta kurumun/departmanın hedefleri doğrultusunda bir sistem kurgulanmalıdır.